КЛИЕНТ

Компания работает в сфере коммерческой недвижимости, помогая клиентам подбирать, приобретать, оформлять и выгодно управлять объектами для последующей перепродажи или сдачи в аренду. До обращения за услугами автоматизации бизнес-процессов в организации уже использовали Битрикс24, однако функционал системы был задействован лишь частично.
Были реализованы базовые настройки, включая:
- Стандартную CRM-воронку, состоящую из четырех этапов (новая сделка, проведение показа, подписание договора, получение оплаты), которая не полностью покрывала потребности бизнеса;
- Систему обработки лидов, куда поступали заявки с телефонных звонков, а также обращения с популярных торговых площадок, включая Avito и другие аналогичные сервисы.
Несмотря на наличие CRM, существующая конфигурация не обеспечивала автоматизацию ключевых процессов, что ограничивало эффективность работы с клиентами и управление сделками.

ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

Основной целью, которую поставил перед нами заказчик, была организация четкого учета операций, связанных с арендой и продажей объектов. Требовалось оптимизировать несколько ключевых направлений работы:
- наглядное отображение информации по объектам
- процесс бронирования недвижимости
- публикацию объявлений на популярных торговых площадках, включая Avito и аналогичные сервисы
- формирование клиентских подборок и другие сопутствующие операции

Для реализации этих задач необходимо было провести доработку существующей CRM-системы. Модернизация должна была обеспечить:
- более детальное отражение всех этапов взаимодействия с клиентами
- оперативную оценку продуктивности работы менеджерского состава
- точный контроль стадий ведения каждой сделки
- автоматизацию рутинных операций для минимизации временных затрат

Таким образом, ключевой задачей стало создание целостной системы, которая не только упорядочила бы текущие бизнес-процессы, но и значительно повысила эффективность работы с клиентами и объектами недвижимости.

РЕАЛИЗОВАННЫЕ РЕШЕНИЯ

В рамках сотрудничества с клиентом наша команда провела детальный анализ текущих бизнес-процессов и потребностей компании. По результатам аудита было принято решение о разделении операционной деятельности на два независимых направления, для каждого из которых в CRM-системе были созданы отдельные воронки:
- Аренда недвижимости – полностью переработанный процесс, адаптированный под специфику работы клиента

- Продажа объектов – модернизированная существующая воронка с учетом новых бизнес-требований 

Чтобы упростить работу менеджеров с объектами недвижимости, были установлены два специализированных отраслевых приложения из маркетплейса Битрикс24:
- Аренда
- Quick Deal
Остановимся подробнее на каждом из решений.

Приложение «Аренда»
Этот инструмент предназначен для автоматизации процессов сдачи объектов в аренду. Простой и интуитивно понятный интерфейс позволяет работать как с компьютера, так и с мобильного приложения Битрикс24.

Одна из ключевых функций — визуальная шахматка бронирования, которая автоматически подгружает данные из каталога объектов. В структуре каталога каждая категория — это отдельный объект, далее идут уровни детализации: этажи и помещения.

Дополнительные возможности:
- Календарь занятости объектов находится во вкладке «Отчет» — удобно для планирования;
- Возможность загрузки собственных шаблонов документов: договоров, актов и т. д.;
- Печать документов возможна прямо из интерфейса приложения или карточки сделки;
- Есть встроенный CRM-сайт, который можно адаптировать под компанию, опубликовать и использовать как витрину объектов с возможностью бронирования;
- Доступен API, позволяющий интегрировать каталог и возможность бронирования на собственный сайт компании — клиенты смогут самостоятельно оформлять заявки через встраиваемую форму.

Приложение Quick Deal
Инструмент, разработанный специально для автоматизации процессов в агентствах недвижимости и у риелторов. Закрывает сразу несколько задач:
- Снижает потери из-за длинного цикла сделок;
- Помогает не упустить клиента и фиксирует все обращения;
- Автоматически собирает базу собственников и размещает объявления на более чем 200 площадках в пару кликов;
- Создает подборки объектов по заданным параметрам и предлагает подходящие варианты потенциальным покупателям.
- Публикация объектов на популярных ресурсах (Авито, ЦИАН и др.) происходит через одну единую форму. Информация из неё автоматически распределяется по объявлениям на нужных площадках, что значительно ускоряет работу менеджеров.

Приложение также позволяет:
- Формировать персонализированные подборки для клиентов прямо из сделки в CRM;
- Отправлять клиенту ссылку на подборку, где он может посмотреть карту, фотографии, описания объектов, оценить каждый вариант и отметить интересующие;
- Отслеживать все действия клиента — что он посмотрел, что отметил — и адаптировать предложения под его интерес.
- Все заявки, подборки и действия по клиентам доступны прямо из карточки сделки — это упрощает контроль и повышает оперативность.

Обучение персонала
Внедрение решений сопровождалось комплексным обучением сотрудников, которое включало:
- Работу с обновленными воронками продаж и аренды
- Освоение функционала специализированных приложений
- Практические кейсы по автоматизации рутинных операций
Все участники проекта получили:
- Серию обучающих вебинаров
- Видеозаписи тренировочных сессий
- Детальные инструкции для самостоятельного изучения
- Неограниченный доступ к учебным материалам


РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЫ
В результате внедрения новой структуры CRM и подключения отраслевых решений были достигнуты ощутимые улучшения в операционной деятельности компании, работающей в сфере коммерческой недвижимости:
- Оптимизирована работа с объектами — благодаря разделению направлений на «Аренду» и «Продажу» и внедрению профильных приложений сотрудники получили удобный инструмент для ведения сделок. Это позволило сократить количество рутинных операций и повысить производительность команды.
- Наведен порядок в заявках — обращения от клиентов теперь фиксируются автоматически, исключая риск их потери. Вся информация по заказу остается в системе и сопровождает сделку на каждом этапе.
- Выстроена прозрачная логика взаимодействия с клиентами — определены четкие шаги обработки сделок, от первичного контакта до заключения договора. Это помогло стандартизировать работу сотрудников и снизить вероятность ошибок.
- Обеспечен сквозной контроль за сделками — данные не теряются при переходе клиента между этапами воронки. История коммуникаций сохраняется и всегда доступна для анализа.
- Вся коммуникация — в едином пространстве — звонки, письма и переписка с клиентами хранятся внутри Битрикс24. Сотрудники могут в любой момент вернуться к нужной информации, даже если изначально с клиентом работал другой менеджер.
- Максимально автоматизированы повторяющиеся процессы — благодаря внедренным роботам и сценариям исключены рутинные действия, освобождая время сотрудников для задач, требующих личного участия.
- Внедрена система напоминаний и уведомлений — все задачи сопровождаются оповещениями и контролируются по срокам. Это минимизировало случаи пропуска дел и повысило дисциплину исполнения.
- Повышен уровень контроля качества — с помощью записей телефонных разговоров стало возможным проводить разбор звонков и точечно работать с ошибками менеджеров, улучшая клиентский сервис.

Эти изменения позволили не только навести порядок в процессах, но и задать основу для дальнейшего масштабирования бизнеса без потери управляемости.