КЛИЕНТ

Наш клиент — динамичная сеть салонов красоты. У них модные интерьеры, топовые мастера и амбициозные планы по захвату регионов. Бизнес строится на репутации, а репутация — на людях. Чтобы открывать новые точки в Екатеринбурге, Казани или Новосибирске, им нужно было постоянно нанимать администраторов, парикмахеров и косметологов. Много и быстро.

Штат управляющей компании небольшой и управлять потоком соискателей из разных часовых поясов вручную стало физически невозможно. Компания была готова к автоматизации, но не знала, с чего начать. 

ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

К моменту обращения к нам в компании царил кадровый операционный хаос. Вот с чем они столкнулись:
- Кандидаты «зависали» в телефонах. HR-менеджеры вели переписку с соискателями в WhatsApp, Telegram, «Авито» одновременно. История общения хранилась только в телефоне менеджера. Если сотрудник заболел или уволился — диалоги терялись навсегда.
- Разрозненные источники. Заявки сыпались из HeadHunter, «Работы.ру», «Зарплаты.ру» и с «Авито». Чтобы не пропустить ценного мастера, менеджеры вручную заносили данные в Excel. На это уходили часы, а человеческий фактор приводил к ошибкам.
- Отсутствие единой воронки. Непонятно было, на каком этапе находится каждый кандидат. Кто-то прошел собеседование, кто-то вышел на стажировку, а кто-то просто «завис» после звонка. Головной офис не мог оперативно получить статистику: сколько человек в найме в каждом городе, сколько отказов и почему.
- Сложности с дозвоном. Менеджеры обзванивали кандидатов с личных мобильных. Это неудобно, не отслеживается и выглядит непрофессионально.
Главная задача, которую поставил клиент: объединить все каналы коммуникации и сделать процесс подбора понятным и управляемым, как конвейер.

РЕАЛИЗОВАННЫЕ РЕШЕНИЯ

Мы выбрали Битрикс24 (облачная версия) как платформу, которая может закрыть все эти потребности. Проект состоял из нескольких этапов.
1. Создали умные воронки под рекрутинг.
Мы разработали единую логику прохождения кандидата для всех городов. Для головного офиса и каждого филиала создали отдельные воронки, но этапы сделали одинаковыми. Это позволило сравнивать эффективность найма в разных регионах. 

Вот как стали двигаться кандидаты:
1. Новый контакт. Сюда попадают все, кто откликнулся на вакансию. Источник не важен — «Авито», HH.ru или сообщение в WhatsApp. Главное, что кандидат уже в системе, и его не нужно заводить вручную.
2. Для разбора. Сюда менеджер забирает новых кандидатов, чтобы оперативно с ними связаться. Это зона ответственности конкретного сотрудника.
3. Телефонное интервью. Первичный звонок. Менеджер созванивается, задает базовые вопросы, рассказывает про вакансию, уровень зарплат, график.
4. Недозвон. Если кандидат не взял трубку, он не теряется, а уходит на этот этап. Система запоминает, что нужно перезвонить позже. Раньше такие люди просто выпадали из памяти.
5. Назначено собеседование. Договорились о личной встрече или видеозвонке с руководителем салона. В карточке сразу фиксируется дата и время.
6. Ознакомительный день. Кандидат пришел в салон, посмотрел на атмосферу, познакомился с командой, попробовал себя в деле. Важный этап отсева.
7. Обучение / Адаптация. Человек принят и проходит стажировку. Мы видим, сколько людей сейчас находятся в этом статусе.
8. Служба безопасности. Для некоторых позиций (например, администраторов) нужна проверка. Этот этап мы вынесли отдельно, чтобы не смешивать с обучением.
9. Принят. Финальная точка. Человек прошел все этапы и официально трудоустроен.
10. Отказ. Кандидат отпал на любом из этапов. Важно фиксировать причину отказа (не прошел по навыкам, не устроила зарплата, передумал и т.д.), чтобы потом анализировать и улучшать воронку.

2. Настроили автоматический «сбор» кандидатов отовсюду.
Самая трудоемкая задача — избавить менеджеров от ручного ввода данных.
- Через встроенные инструменты Битрикс24 мы подключили облачную телефонию. Теперь все звонки автоматически фиксируются в карточке кандидата. Менеджер звонит одним кликом из системы — никаких личных номеров.
- Мы внедрили сервис Chatapp и интегрировали его с Битрикс24. Благодаря этому весь трафик из WhatsApp, Telegram и «Авито» (чаты) начал автоматически попадать в CRM. Написал кандидат сообщение — в системе мгновенно создается карточка с историей переписки.
- Настроили интеграции с job-порталами: HeadHunter, Avito, Работа.ру, Зарплата.ру. Все отклики на вакансии теперь летят прямиком в Битрикс24, минуя Excel.

3. Обучили команду работать по-новому.
Техника — это половина дела. Важно было переучить людей. Мы провели обучили ответственных менеджеров, показали, как теперь выглядит их рабочий день. Руководители получили доступ к наглядным отчетам в реальном времени. 

РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ

Благодаря внедрению Битрикс24 процессы в компании изменились кардинально. Мы не просто автоматизировали рутину, а дали бизнесу инструмент для управления наймом.
- Сократили время на ввод данных на 100%. Менеджеры больше не копируют анкеты из сайтов в таблицы. Все отклики попадают в CRM автоматически. Ручной труд ушел в прошлое.
- Увеличили скорость обработки заявок. Благодаря тому, что вся история общения в мессенджерах теперь в карточке, менеджеру не нужно листать телефон в поисках вчерашнего диалога. Он сразу видит, на чем остановился разговор, и быстрее доводит кандидата до собеседования.
- Исключили потерю кандидатов. Раньше «тишина» в WhatsApp могла означать потерю ценного мастера. Теперь любой пропущенный диалог виден в CRM как задача, которую нужно обработать.
- Получили прозрачную аналитику. Раньше руководитель не знал, почему в Новосибирске не могут найти мастера. Теперь мы настроили отчеты, и стало видно: на этапе «Телефонное интервью» высокий процент «Недозвонов». Это позволило скорректировать время обзвона с учетом часового пояса и повысить конверсию.