От хаоса в отчетах — к ясной картине бизнеса: кейс внедрения дашбордов в Битрикс24

БЫЛО:

1. Отчеты собирались вручную, данные сводили в Excel — тратили на это часы..

2. Руководство не видело полной картины: разрозненные цифры, устаревшие данные.

3. Менеджеры не понимали, где они относительно плана и какие сделки требуют внимания.

СТАЛО:

1. Вся аналитика — в одном месте: дашборды обновляются автоматически и доступны в пару кликов.

2. Руководитель получает ежедневный PDF-отчет с ключевыми показателями и прогнозом.

3. У каждого менеджера — личный отчет: понятный прогресс, фокус на важных сделках.

Хотите получить такие же результаты?

Запишитесь на бесплатную консультацию и узнайте, какую выгоду принесет автоматизация вашему бизнесу

Записаться

КЛИЕНТ
Организация реализует компактные мобильные конструкции – бытовые модули, востребованные в строительстве и смежных отраслях. До обращения к нам бизнес-процессы велись в Битрикс24, но аналитика опиралась исключительно на базовые возможности системы — простые, вручную настраиваемые отчеты.

С их помощью было сложно быстро оценить ситуацию в компании: какие менеджеры отстают от плана, по каким сделкам затянуто согласование, какова конверсия из звонков в продажи. Руководство понимало: чтобы принимать управленческие решения, нужно видеть больше. Требовались точные, наглядные и оперативные данные.

Сложность заключалась еще и в том, что вся аналитика была разрозненной — какие-то цифры менеджеры выгружали вручную, другие пытались сводить в Excel. В итоге на отчеты тратились часы, а доверие к ним было низким — данные устаревали или не соответствовали фактическим.

ЗАДАЧИ
Клиент обратился с четким запросом: автоматизировать сбор и представление данных, чтобы сократить время на подготовку отчетов и повысить прозрачность бизнес-процессов. Мы должны были реализовать комплексную систему дашбордов, которая:

позволит видеть эффективность каждого менеджера в реальном времени
покажет, как движутся сделки, выполняются планы и отрабатываются входящие звонки
даст возможность как руководителю, так и сотруднику смотреть только ту информацию, которая им нужна — без лишнего и без путаницы
снизит нагрузку на персонал и избавит от ручного создания отчетов

Кроме того, руководство хотело отслеживать не только «факт», но и предсказывать тренды: что будет с продажами в ближайшем месяце, какие направления требуют усиления, какие сотрудники нуждаются в поддержке. Мы должны были учесть это в архитектуре решения.

ЧТО БЫЛО СДЕЛАНО

Мы начали с того, что подробно разобрали запрос клиента. Чтобы избежать недопонимания, подготовили развернутое техническое задание (ТЗ). В него включили описание каждой необходимой таблицы, ее структуру, источники данных и примеры визуализации. Такой подход позволил клиенту сразу увидеть, как именно будет выглядеть конечный результат, и согласовать все до начала работ.

Далее распределили роли и права доступа. Сотрудникам компании нужны были личные отчеты — без лишней информации и с фокусом только на своей работе. Для этого мы настроили дашборды так, чтобы каждый менеджер видел только собственные данные. Руководству, напротив, требовался полный обзор, включая сводные показатели по отделам и общую динамику. Такие отчеты были сделаны закрытыми — только для руководящего состава.

Затем мы определили ключевые метрики, с которыми будет работать система. Каждый отчет собирает данные из конкретных сущностей в Битрикс24 — сделок, задач, звонков, плана продаж. Все показатели фильтруются по нужному периоду и пользователю.

Также проработали визуальную часть: подобрали фирменные цвета, интегрировали логотип компании и адаптировали дашборды под привычный стиль клиента. Благодаря этому отчетность выглядит не как набор таблиц, а как полноценный инструмент управления.

КАКИЕ ОТЧЕТЫ МЫ ВНЕДРИЛИ

Отчет «Эффективность менеджеров» — Часть 1
Этот отчет предназначен для анализа активности сотрудников в разрезе задач и сделок. Он содержит две интерактивные таблицы, которые позволяют фильтровать информацию по отдельным сотрудникам и за любой выбранный период. Руководитель может за пару кликов увидеть, сколько задач было решено, как продвигаются сделки, кто работает в срок, а кто систематически отстает. Такой отчет помогает оперативно выявлять узкие места в работе отдела продаж и настраивать приоритеты.

Отчет «Эффективность менеджеров» — Часть 2
Второй отчет дополняет первый, но фокусируется на обработке звонков. Здесь собрана вся статистика по исходящим и входящим звонкам: количество, длительность, распределение по сотрудникам. Отчет помогает понять, кто активно работает с клиентами, а кто ограничивается перепиской. Разбивка по каждому сотруднику позволяет оценить, насколько равномерно распределена нагрузка в отделе и кто из менеджеров нуждается в дополнительной поддержке или обучении.

Индивидуальный дашборд менеджера
У каждого менеджера теперь есть персональная ссылка, по которой он может в любой момент посмотреть свой рабочий отчет. Данные отображаются в понятной и наглядной форме:

процент выполнения личного плана
общая сумма продаж
количество реализованных единиц товара
количество забытых сделок (созданных более двух месяцев назад)
число сделок на стадии отправки КП

Такой отчет не просто показывает текущие результаты, но и помогает менеджеру планировать свою активность на ближайшие дни. Видно, где упущены возможности, на какие сделки стоит обратить внимание, какие задачи — приоритетны.

Отчет по маркетингу
Пока этот отчет в разработке, но уже функционируют две основные таблицы. Они собирают данные по активности менеджеров в рамках маркетинговых каналов и позволяют фильтровать результаты по пользователям и временным диапазонам. В будущем в этот отчет добавятся показатели по эффективности рекламных кампаний, источникам лидов и конверсии — чтобы маркетинг в компании можно было точно анализировать, а не строить догадки.

Ежедневный отчет для руководителя
Каждое утро на электронную почту руководителя автоматически поступает PDF-отчет, в котором отражены ключевые показатели за предыдущий день. Это сводная таблица, охватывающая общее состояние бизнеса: активность менеджеров, объем продаж, план-факт, отклонения. Такой отчет помогает начать день с ясной картины происходящего и оперативно принимать решения. Также он формирует тренды, по которым можно делать прогнозы на неделю или месяц вперед.

ЧТО ПОЛУЧИЛА КОМПАНИЯ ПОСЛЕ ВНЕДРЕНИЯ ДАШБОРДОВ
Благодаря новой системе отчетности клиент перестал «вслепую» анализировать работу отдела. Теперь все ключевые бизнес-показатели — наглядны, структурированы и доступны в пару кликов. Данные обновляются автоматически, без участия сотрудников, что исключает ошибки и экономит часы рабочего времени.

Вот основные изменения, которые произошли после внедрения:

Прозрачная работа отдела продаж

Руководство в любой момент видит, кто из сотрудников выполняет план, где «зависли» сделки и на каком этапе теряются клиенты. Это помогло быстрее реагировать на отклонения и выравнивать результаты по команде.

Личная аналитика для каждого менеджера

Сотрудники получили индивидуальные отчеты и теперь могут самостоятельно отслеживать свой прогресс, понимать, что тормозит продажи, и корректировать действия без постоянного контроля со стороны руководителя.

Снижение нагрузки на административный персонал

Ранее на подготовку отчетов уходили часы — теперь система всё делает сама. Это позволило освободить менеджеров от рутинной аналитики и сфокусироваться на продажах.

Быстрая реакция на изменения в бизнесе

С ежедневным отчетом руководитель уже с утра знает, как отработал отдел, какие сделки в риске и какие показатели требуют внимания. Это ускорило принятие решений и повысило управляемость.

Упрощение стратегического планирования

Сводные таблицы и визуализация трендов позволяют прогнозировать загрузку команды и планировать ресурсы не на глаз, а на основании цифр.

CRM-форма появится здесь

ТЕЛЕФОН +79525893464

Email klepicheng@gmail.com