С ЧЕМ ПРИШЕЛ КЛИЕНТ

Фармацевтическая компания с 16-летней историей и штатом более 60 сотрудников столкнулась с типичной проблемой растущего бизнеса: отделы работали изолированно друг от друга. Отдел продаж принимал заказ, передавал его дальше — и терял контроль. Отдел регистрации и дизайна не понимал приоритетов. Производство не знало, какие заказы срочные, а какие могут подождать.

Ситуацию усложняла сама специфика бизнеса. Если клиент заказывал новый препарат, заявке предстоял долгий путь: разработка макета, согласование, регистрация, запуск в производство, доставка. Если же товар уже существовал, его можно было сразу запускать в цех. Но как автоматически разделять эти потоки и не путаться в статусах?

КАК ВЫГЛЯДЕЛ ПРОЦЕСС ДО ВНЕДРЕНИЯ БИТРИКС24

Заявка жила в почте и таблицах. Менеджер вручную уточнял: «Заказ готов? Когда будет отгрузка?» Производство отвечало: «Мы не получали заявку». Отдел регистрации уточнял: «А кто заказчик?» Время шло, сроки срывались, клиенты нервничали.

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ ПОСЛЕ ВНЕДРЕНИЯ

Мы перенесли весь процесс в Битрикс24 и выстроили автоматическую маршрутизацию. Теперь заявка попадает в воронку «Квалификация». Система сама определяет, что за продукт запросил клиент, и направляет сделку по одному из двух путей.

Путь 1: Новый продукт. Сделка переходит в воронку «Квалификация Маркет». Здесь подключаются дизайнеры и отдел регистрации. Макет согласуется, документация готовится, и только после этого заявка уходит в производство.

Путь 2: Существующий товар. Сделка переходит в воронку «Квалификация СТМ». Здесь путь короче: регистрация, производство, доставка.

Но самое интересное происходит после передачи в производство. Для этого мы создали отдельный смарт-процесс «Отдел производства». Внутри него заказ проходит детальный путь: планирование, согласование с закупками, цех, доставка, склад, отгрузка. Отдел регистрации также получил свой смарт-процесс для контроля макетов.

КАК ЭТО РАБОТАЕТ

Связь между воронками и смарт-процессами помогают оптимизировать роботы и бизнес-процессы.
Когда сделка переходит на определенный этап, робот автоматически создает карточку в нужном смарт-процессе. Данные клиента и состав заказа переносятся без ручного ввода. Дальше начинается обратная синхронизация: как только производственная карточка доходит до статуса «Передан в доставку», в сделке менеджера автоматически меняется этап.
Раньше менеджер тратил время на звонки и переписки. Теперь необходимость в этом отпала. Достаточно просто открыть карточку сделки и посмотреть актуальный статус.

РЕЗУЛЬТАТЫ

- Больше никаких потерянных заявок. Автоматическое создание карточек исключило фактор «забыл передать».
- Прозрачность на всех уровнях. Руководство видит, где застревает заказ: в макетах, регистрации или на складе.
- Скорость реакции выросла. Задачи автоматически приходят нужным сотрудникам, уведомления не теряются в переписках.
- Контроль договоров упростился. Система сама фиксирует, когда обязательства выполнены, и сигнализирует о закрытии сделки.
- 60+ сотрудников работают в одной системе без хаоса из таблиц и мессенджеров.